Você já considerou o papel da Gestão de Documentos dentro de um escopo de Gestão de Projetos? Então está na hora de descobrir mais sobre o assunto e tornar a sua empresa ainda mais eficiente!

Em um primeiro momento, a Gestão de Documentos está presente em qualquer empresa que tenha participação de colaboradores terceirizados ou ainda a entrada e saída constante de grande leva de informações, como terminais portuários e construtoras.

A partir desse gerenciamento especializado nas informações das empresas é possível um controle mais efetivo dos processos internos e externos, precavendo-se de ações que possam ser danosas à empresa. Por exemplo, uma empreiteira pode sofrer retaliações caso um colaborador terceirizado mal intencionado acesse informações sigilosas.

Contudo, alguns eixos são ainda mais fundamentais e precisam ter um gerenciamento documental efetivo, como é o caso das informações referentes aos horários, certificados de segurança e documentos obrigatórios.

A integração do gerenciamento de documentos na Gestão de Projetos diminui a probabilidade que esses eixos, considerados fundamentais em muitas empresas, sofram por erros humanos e até técnicos.

Em grandes projetos de construção, um único empreendimento precisa de vários certificados que garantam a segurança dos colaboradores e dos demais steakholders envolvidos. Contudo, apenas um deslize pode colocar em xeque todo o escopo do projeto, trazendo prejuízos que muitas vezes podem ser irreparáveis.

Mas então como colocar a Gestão de Documentos em prática? De imediato, o primeiro passo é tornar o máximo possível a digitalização de documentos e contar com serviços na nuvem. A partir de servidores dedicados, a sua empresa não corre nenhum risco de perder acesso à informação.
A segunda etapa diz respeito às técnicas de gestão de documentos. Não basta apenas separar, e sim criar ordenamentos com finalidade de manter uma hierarquia de importância das informações que chegam e saem, como horários e atividades pendentes.

Por fim, o último passo é buscar consultoria profissional. A Tecna-Engeplan conta com uma estrutura completa, software próprio para gestão, técnicas e processos muito bem estruturados e aderentes as boas práticas de gestão. Seguimos aqui de prontidão para ajudar a sua empresa a crescer ainda mais!